حوكمة واضحة لمبادرة ذات أثر مؤسسي مستدام
تأتي مبادرة دعم وتمكين الجمعيات الخيرية بمحافظة طريف بهدف رفع كفاءة الأداء المؤسسي للجمعيات.
ولضمان نجاح المبادرة، تم إعداد إطار واضح لتوزيع الأدوار والمسؤوليات بين الأطراف المشاركة، يحدد من يقود، ومن ينسق، ومن يراجع، ومن يعتمد، ومن يستفيد من مخرجات المبادرة.
يراعي هذا الإطار الأنظمة ذات العلاقة بالقطاع غير الربحي، ومتطلبات الحوكمة والشفافية والإفصاح وتعارض المصالح، بما يحافظ على مهنية التنفيذ وخصوصية بيانات الجمعيات.
ما الذي تغطيه المبادرة؟
مسار عملي يجمع بين التشخيص والتدريب والاستشارة وبناء القدرات.
من يشارك في تنفيذ المبادرة؟
خمسة أطراف رئيسية، لكل طرف دور محدد وصلاحيات واضحة.
الشريك الاستشاري والمنفذ الفني للمبادرة
الراعي والداعم المؤسسي للمبادرة
المنسق الميداني والواجهة التنظيمية مع الجمعيات
الجهة التنظيمية والإشرافية الداعمة للامتثال النظامي
المستفيد والشريك التنفيذي في التشخيص والتحسين
خطة توزيع الأدوار والمسؤوليات
1. شركة ركيزة للاستشارات
الشريك الاستشاري والمنفذ الفني للمبادرة
المسؤوليات
قيادة الجانب الفني والاستشاري: تصميم منهجية العمل، إعداد أدوات التشخيص المؤسسي، تنفيذ الورش، إجراء الجلسات الاستشارية، تحليل النتائج، إعداد خطط التحسين، وتقديم تقارير دورية.
الصلاحيات
طلب البيانات اللازمة من الجمعيات، تصميم الاستبيانات والنماذج، اقتراح أولويات التدخل، جدولة الورش والجلسات، وتقديم توصيات فنية غير ملزمة إلا بعد اعتمادها.
الالتزامات
سرية بيانات الجمعيات، عدم استخدام أي بيانات إلا لأغراض المبادرة، تقديم مخرجات مهنية قابلة للتنفيذ، ومراعاة الأنظمة السعودية للقطاع غير الربحي.
نقطة الاتصال
مدير مشروع من ركيزة مسؤول عن التواصل اليومي وتنسيق الاجتماعات ورفع التقارير.
آليات التنسيق
اجتماع تنسيقي أسبوعي مع مجلس الجمعيات، اجتماع شهري مع اللجنة التوجيهية، وتقرير مختصر كل أسبوعين.
5. الجمعيات الخيرية المشاركة
الراعي والداعم المؤسسي للمبادرة
المسؤوليات
الرعاية العامة للمبادرة، تسهيل التعاون بين الجهات، إضفاء الصفة التنسيقية الرسمية، دعم حضور الجمعيات والتزامها، ومعالجة العوائق التنسيقية.
الصلاحيات
توجيه الدعوات الرسمية، دعم التنسيق مع الجهات الحكومية، رعاية الاجتماعات الرئيسية، اعتماد التوجهات العامة، وطلب تقارير موجزة.
الالتزامات
تيسير التعاون دون التدخل في التفاصيل الفنية، الحفاظ على الحياد بين الجمعيات، ودعم المبادرة بما يحقق المصلحة العامة.
نقطة الاتصال
ممثل رسمي عضو في اللجنة التوجيهية ومسؤول عن التنسيق مع مكتب المحافظ.
آليات التنسيق
اجتماع الإطلاق، الاجتماعات المرحلية المهمة، واجتماعات معالجة التعثرات عند الحاجة.
5.3 مجلس الجمعيات الأهلية بالحدود الشمالية
المنسق الميداني والواجهة التنظيمية مع الجمعيات
المسؤوليات
ترشيح الجمعيات المشاركة، تنسيق التواصل، جمع بيانات الاتصال، متابعة الحضور والالتزام، والمساهمة في ترتيب الورش.
الصلاحيات
ترشيح الجمعيات ذات الأولوية، اقتراح جدول الورش، متابعة الاستجابة، رفع ملاحظات ميدانية، والمشاركة في تقييم احتياجات القطاع.
الالتزامات
الحياد في اختيار الجمعيات، ضمان وصول الرسائل الرسمية، وحث الجمعيات على تقديم بيانات دقيقة.
نقطة الاتصال
أمين أو منسق من المجلس يعمل مباشرة مع مدير المشروع من ركيزة.
آليات التنسيق
قائمة متابعة أسبوعية تشمل الجمعيات المدعوة والمؤكدة والمتأخرة، ومستوى استكمال الاستبيانات، ومواعيد الجلسات.
5.4 وزارة الموارد البشرية والتنمية الاجتماعية - فرع المنطقة الشمالية
الجهة التنظيمية والإشرافية الداعمة للامتثال النظامي
المسؤوليات
المساندة النظامية والإشرافية، التأكد من اتساق المبادرة مع أنظمة الجمعيات الأهلية، وتقديم التوجيهات للالتزام النظامي.
الصلاحيات
تقديم الرأي النظامي، التنبيه لأي ممارسات تخالف متطلبات الحوكمة أو الإفصاح، والمشاركة في اللجنة التوجيهية.
الالتزامات
تقديم التوجيه العام دون تحويل المبادرة إلى عملية رقابية تفتيشية، والحفاظ على خصوصية البيانات.
نقطة الاتصال
ممثل من فرع الوزارة بالمنطقة الشمالية مرتبط بوحدة الجمعيات أو الإشراف على القطاع غير الربحي.
آليات التنسيق
مراجعة شهرية للمخرجات ذات الصلة بالحوكمة والامتثال، والمشاركة في معالجة الإشكالات النظامية.
5.5 الجمعيات الخيرية المشاركة
المستفيد والشريك التنفيذي في التشخيص والتحسين
المسؤوليات
تسمية ممثل رسمي، تعبئة الاستبيانات، توفير البيانات والوثائق، حضور الورش والجلسات، ومناقشة نتائج التشخيص.
الصلاحيات
الاطلاع على نتائجها الخاصة، مناقشة التوصيات، تحديد أولويات التحسين، واعتماد خطة التحسين الداخلية.
الالتزامات
دقة البيانات، احترام الجداول الزمنية، تسمية مسؤول داخلي للمتابعة، وعدم مشاركة نتائج جمعيات أخرى.
نقطة الاتصال
مفوض من مجلس الجمعيات
آليات التنسيق
قناة تواصل موحدة، نموذج متابعة لكل جمعية، جدول جلسات فردية، ومحاضر مختصرة لكل اجتماع.
مصفوفة المسؤوليات بين الأطراف (RACI)
| النشاط | ركيزة | المحافظة | مجلس الجمعيات | الموارد البشرية | الجمعيات |
|---|---|---|---|---|---|
| اعتماد الإطار العام للمبادرة | مسؤول | معتمد | مستشار | مستشار | مطلع |
| اختيار الجمعيات المشاركة | مستشار | معتمد | مسؤول | مستشار | مطلع |
| تصميم الاستبيانات وأدوات التشخيص | مسؤول | مطلع | معتمد | مستشار | مطلع |
| جمع البيانات من الجمعيات | مسؤول | مطلع | معتمد | مطلع | مسؤول |
| تنفيذ الورش | مسؤول | مطلع | معتمد | مستشار | مسؤول |
| الجلسات الاستشارية الفردية | مسؤول | مطلع | معتمد | مستشار | مسؤول |
| تقارير التقدم | مسؤول | مستشار | معتمد | مطلع | مطلع |
| معالجة الخلافات أو التعثر | مستشار | معتمد | مسؤول | مستشار | مستشار |
| التقرير الختامي | مسؤول | معتمد | مسنشار | مستشار | مطلع |
مبادئ الحوكمة العامة
خمسة مبادئ لضمان تنفيذ منظم وشفاف.
هيكل اللجان المقترح
الإشراف العام واتخاذ القرارات الرئيسية.
التشكيل
المهام
تنفيذ الأعمال اليومية للمبادرة.
التشكيل
المهام
ضمان جودة المخرجات وعدالة التشخيص وسلامة التوصيات.
التشكيل
المهام
آليات صنع القرار
اعتماد الخطة العامة، اعتماد الجمعيات المشاركة، تعديل نطاق المبادرة، اعتماد التقرير الختامي.
تتم بالتوافق داخل اللجنة التوجيهية. وعند عدم التوافق: المحافظة مرجحة في التنسيق، الوزارة في النظامي، وركيزة في الفني.
مواعيد الورش، ترتيب الجلسات، نماذج التواصل، طلبات البيانات، جدولة الاجتماعات.
يتخذها فريق العمل التنفيذي بقيادة مدير المشروع من ركيزة وبالتنسيق مع مجلس الجمعيات.
منهجية التشخيص، مؤشرات التقييم، نموذج تحليل الفجوات، محتوى الورش.
تقترحها ركيزة، تراجعها لجنة الجودة، وتعتمدها اللجنة التوجيهية إذا أثرت على نطاق المبادرة.
معايير الشفافية والتقارير
تقارير واضحة تدعم المتابعة واتخاذ القرار.
تقرير تقدم نصف شهري
يصدر من ركيزة ويتضمن: عدد الجمعيات المستهدفة والمستجيبة، نسبة استكمال الاستبيانات، الورش المنفذة، الجلسات الاستشارية، المعوقات، والقرارات المطلوبة.
تقرير تشخيص لكل جمعية
خاص بالجمعية المعنية فقط: الوضع الحالي، نقاط القوة، فجوات الحوكمة، جاهزية التمويل، أولويات التحسين، وخطة عمل مختصرة.
تقرير تجميعي للمبادرة
يعرض النتائج العامة دون كشف تفاصيل حساسة: أكثر الفجوات تكراراً، الاحتياجات التدريبية المشتركة، فرص تحسين الحوكمة، وتوصيات عامة.
التقرير الختامي
ملخص تنفيذي، نطاق العمل، الجمعيات المشاركة، المنهجية، النتائج العامة، قصص النجاح، توصيات المرحلة الثانية، وخطة متابعة لمدة 3 إلى 6 أشهر.
قواعد التعامل مع البيانات والسرية
حماية بيانات الجمعيات أساس لنجاح المبادرة.
آلية معالجة الخلافات والتضارب
سياسة تضارب المصالح
إفصاح واضح لحماية حياد المبادرة.
آليات المراقبة والتقييم
نموذج درجات مبسط لتقييم الجمعيات
محاور تقييم جاهزية الجمعيات.
النموذج التشغيلي للمرحلة الأولى
أربع مراحل عملية لتنفيذ المبادرة.